四个 All-in-One 工具,帮我优化工作与生活流程
2023-10-10 11:47:30 Author: sspai.com(查看原文) 阅读量:30 收藏

不止 Obsidian,盘点我还在用的 All in One,最长 10 年

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当一个工具软件具备的功能越多,越符合刚需,对它的依赖性就越强,使用时间就会越长,使用频率也会越高。这次给大家盘点那些我一直在用,而且未来很长一段时间也会使用的软件工具。最久的一款差不多有 10 年,完全没有会被淘汰的迹象。

为什么需要 All-in-One?

我是《橙猫涉影》主理人,IT 出身,技术有限,只有 7 年,同时也是新媒体编导。在双重身份的加持下,知识既需要广度也需要深度,既有团队也有个人,事情的繁琐和时间的紧迫让我意识到优化工作流程的重要性。而在这个探索过程中,我会借助很多优秀的软件工具,其所具备的 All-in-One 属性就显得非常重要。

All-in-One 所能解决的问题,归根到底就是要减少「切换」带来的精力消耗,让查找、维护、汇总行为变得简单,化繁为简。

Obsidian

这两年我最喜欢的工具,当之无愧是 Obsidian。详细用途可看:

在使用过程中,我会不断根据自身工作流程对笔记进行调整,这次更多是对一些新用途的补充,主要依赖插件 Custom Frame

官方介绍:

An Obsidian plugin that turns web apps into panes using iframes with custom styling. Also comes with presets for Google Keep, Todoist and more.

功能很简单,就是在 Ob 中打开一个自定义网页,而不需要切换到浏览器上打开,我主要用于 Trello、Notion-like、Alist、Grafana、PhotoPrism。

Custom Frames 用途

Trello:团队协作。

这半年我主要致力于团队的协作问题,视频制作周期以及每个环节的耗时等相关数据都需要采集优化。经过一番探索,Trello 的强大功能和免费使用,让我首先把它纳入到 Custom Frames 插件中,比起 Ob 的 KanBan 插件,Trello 更偏向团队,自带的 Power-Up(插件)和 Automation Button 功能非常强大,可轻松实现时间统计、费用统计、webhook 连通飞书等功能。

image.png

Alist:网盘聚合,方便把我的百度、阿里云对象存储、国外网盘等聚合在一起 。在电脑上安装 Alist 之后,感觉提供的文档配置好 Alist,利用 localhost + 端口的设置,从 Ob 中打开。

Custom Frames中Alist的设置

Alist 我早几个月已经安装完成,但使用率极低,确实很懒得去打开。但将它嵌入 Ob 之后,反而开始经常从中找素材,方便快捷。比较麻烦的是,需要每一台电脑都安装 Alist,因为它依赖本地安装,而不像 Trello 依赖网页。

Custom Frames打开Alist

Notion/Flowus:Notion 及 Notion-like,最早是使用 Notion 作为团队协作,但服务器在国外真的太麻烦,每个月总有几次抽风,非常影响体验。利用其 API 功能,更多用于存储数据备份数据,方便查看。Flowus 更多用于我的摄影付费课程定向开放,比起百度网盘,其 share to web 方便统一管理相关资料。国内网络访问 Flowus 也比 Notion 好太多,但功能确实也弱。

image.png

Grafana:部署在 VPS 上,作为团队内部的数字大屏,嵌入 Ob 中查看数据更方便,它还涉及数据库的操作,就不展开述说,对动手能力要求高。

PhotoPrism:部署在我的绿联 NAS 上,主要用途就是相册,查找摄影作品以及作为讲解资料,主打一个方便快捷,不需要打开图片软件!

All-in-One 收益

这些 All-in-One 软件所带来的提升,我都习惯对它们进行评估,在流程上带来多少优化,为什么会提高使用率等等。

软件类以 Flowus 为例:

步骤原始Custom Frame
1alt+space(启动器)点击
2输入Flowus 
3回车 

网页类以 Trello 为例:

步骤原始Custom Frame
1切换 Chrome点击
2找到标签 
3点击打开 

这类优化并没有带来多少时间上的收益,更多在于,减少做选择的次数从而减少精力消耗。据说平均每个成年人每天做出大约 35000 个选择,每一件小事就是一个选择,都可以成为最后一根稻草。

上手难度:⭐⭐

插件本身没有难度,难的是所嵌入的内容。例如 Trello、Notion,难点在学用它们。

MacroDroid

自从 Ob 的全平台适用后,我的工作内容也开始大量涉及手机操作,使用频率激增,就产生了一个想法:「把手机打造成生产力工具」,而不仅仅是以 PC 为第一生产力。毕竟手机的使用时间远比 PC 多,也方便携带。能帮我实现这个想法的工具,是从接触 MacroDroid 开始。从功能来说,MacroDroid 可以看成是 IFTTT、HTTP 快捷方式、通知滤盒等的组合,也就是 All-in-One。

官方介绍:

Make your phone truly smart with the number one automation app on Android

同类型还有 Automation、Task,但它们看着就没有想学的欲望。

第一次接触 MacroDroid 的时候,马上被吸引住了,一下子就能看懂所有功能版块,细节需要摸索,非常像智能家居的方式,只是操作对象不是家居而是手机本身。起码不是从完全陌生的领域开始,集成度高,完全可以做到零代码。学习知识从熟悉的开始,过渡陌生领域,再学习新领域,心理上不会排斥更容易接受。

MacroDroid 的大概原理是「什么情况触发怎样的行为」。

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时间记录

最基本的使用就是通勤时间记录。有了 MacroDroid 记录起来相当简单,离开家里的 Wi-Fi 开始计时,连接公司的 Wi-Fi 结束计时,全程自动。可利用 MacroDroid 自身的计时器,也可以结合它的插件功能接入 aTimeLogger 或 TimeMeter 等。目前我是记录出门时间以及抵达时间,同时启停 aTimerLogger 记录,方便查看。

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类似地,我还在做:

  • 利用通知栏记录 NFC 的公交打卡时间
  • 利用通知栏记录美团单车骑行时间
  • 非日常的特殊行为进行手动记录

大多数用于常规事件的记录,只要判断好触发条件,所有数据写入本地文件,最后汇总到 Ob 中,完成闭环。

写入本地文件这个操作,搭配 Markor 的 QuickNote.md,比起 Obsidian,它可以更快速写入打开和修改,日常编辑 md 也是用 Markor。

快速记账

记账这个事情,在 14-17 年左右,坚持过 3 年,发现每年支出都差不多,于是停止了记账。试过各种 App,甚至自己手写都有,最后还是因为过于无聊而停止。我想一件事情必须赋予它一定意义才坚持得下去,坚持越久意义越大,至少它有存在的价值。

现在记账的价值就是区分个人和自媒体上的支出,同时把它看作是自己身上的大数据,提炼出来,增强韧性。

记账功能主要利用了共享模板里面的宏「ID_ 找到 ID」,在这个基础上展开了识别的操作,写了微信、支付宝、拼多多相关的,淘宝相关内容也放入到支付宝中读取。
 

记账方式有两种:

  1. 读取通知栏:通过读取支付成功后弹出的通知栏信息,实现记账,比较智能,但 MacroDroid 自身有 Bug,经常读取不到,微信支付也不是所有渠道都弹出通知,只适用于简单记录。
  2. 主动读屏:开启支付宝或微信记账本,直接读取账本中的支付详情。每支付一次,如果通知栏的方式没有记录,那我就会打开记账本的支付详情,直接读屏详细信息,写入到 Markor 的 QuickNote 中。

每次支付完毕都要打开记账本是一个比较痛苦的操作,转念一想,这只不过是「用琐碎的时间去处理琐碎的事情」,一下子就舒服了。

记账相关的宏
操作流程

设备控制

一些日常使用习惯,将它写成自动化的流程,也能减少操作步骤。

  • 自动复制验证码:模板中有现成的,我对它进行了修改,通过饭碗警告、Bark 转发到其他人手上,实现自动化,避免团队中每次都有人来问验证码的问题
  • 接入蓝牙耳机时,自动打开常用音乐 App
  • 充满电,语音提示,记录充电时间等
  • 关闭屏幕,自动清理通知
设备控制的宏

All-in-One 收益

自动记录,手动整理,最后汇总到 Obsidian 中,减少了手指点击屏幕的次数,不需要记忆很多事情,希望对你有用。

上手难度:⭐⭐⭐⭐

学习难度真的很高,以至于我想简单说一下怎么用,都有点吃力。建议从最简单的功能开始,例如关屏清理通知、充满电语音提示等等很多模板里的功能,从现有功能去学习,比起从零开始,高效太多。

如果想学管理又苦于没机会,那么如何做好自身管理,就是一次机会,毕竟每个人都是行走的大数据,感受它的复杂和繁琐,并且解决它。

前面说提及的 MacroDroid 的宏我都导出了一份,可自行下载导入(免费版 MacroDroid 只能使用 5 个宏)。

Sublime Text

Sublime 和印象笔记基本是同年投入使用,到现在已经 10 年。当时是看中它在 Windows 上可实现断电可自动保存功能,从 Win7 到 Win11、Mac。印象笔记已换掉,但 Sublime 依然是每台电脑必装的软件。


官方这样总结 Sublime:

Sublime Text is a sophisticated text editor for code, markup and prose.You'll love the slick user interface, extraordinary features and amazing performance.

相比 VScode、Pycharm 这类 IDE,Sublime 是一个文本编辑器,满足大部分文字工作需求和轻量化 Python 用途。启动快、颜值高、跨平台、侧边栏舒服,可替代 TXT 类软件,启动快是我最经常用它的主要原因,「天下武功唯快不破」。

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安装步骤

刚好前段时间新买了 Mac mini,记下了安装过程,供参考:

  1. 下载 Python 安装包,https://www.python.org/downloads/macos/
  2. 安装后在终端窗口输入确认:python3 或 Python3 version
  3. 终端窗口指令安装 pip:python3 -m ensurepip --default-pip
  4. 终端窗口:pip3 --version确认安装成功
  5. 安装 Sublime
  6. 打开 Sublime 直接选择工具-编译系统-Python视图-语法-python,完成即可正确显示 python
  7. Sublime Text 新建一个 test.py 文件输入下面代码,Ctrl/Cmd+B 执行:
import sys

print ("Python Version {}".format(str(sys.version).replace('\n', '')))

文字类工作

Sublime Text 自身拥有丰富功能,多列显示、文件对比、统计选中的字数行数、高颜值配色主题、正则查找替换(搜索\n可选中所有换行符)、可多文件,多光标的批量处理等等。
在 Obsidian 投入使用之前,我的大部分文案,首先在 Sublime 中写完,再移入笔记软件中,作为一款强化版的文本工具,现在主要用于:

  • 批量修改替换 md 的内容
  • 打开特殊格式的系统文本,如 .config 之类的
  • 临时记录信息
  • 一些简单草稿文案,偏「缓存」的作用

它的快捷键很多,我能记住的就几个:

  • 多选行:Ctrl+A > Ctrl+Shift+L > Home
  • 多光标:Ctrl+鼠标点击
  • 搜索后:Alt+Enter选中全部搜索内容
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代码类工作

想自学 python,又不是从事代码类工作的,那它将是最好的选择。

目前我大部分用途是跑 python,我的 python 学习都是基于 Sublime。2018 年开始利用业余时间制作视频,发现这个过程中充斥着大量重复性有规律的操作,后来了解到非编软件 Pr、FCPX、达芬奇等都可以导出 xml,而编程语言基本都能处理 xml 的。借着这个契机,开始了 python 的学习。Sublime 从这个时候开始正式用于代码类工作,不再是一个强化版 TXT 或者代码查看器。早期写过的一些辅助制作视频的功能主要有:

  • 图片与视频的时间同步。针对摄影的照片和视频同步问题。之前出过一期视频发布过,但因为没时间维护,分享的版本可能已经无法使用。
  • 读取图片 Exif 信息生成字幕文件
  • 字幕的格式转换与多国语言翻译处理。把 txt 转换为 srt,srt 转为 txt 等等,网上已经有很多现成的。
  • 自动剪辑视频音频停顿静音部分。好像是剪映今年推出的功能,18 年当时就做了出来,但没有任何实用性,基本没投入使用。包括现在剪映的,对我而言,也不具备实用性。

这些功能至少为每期视频节省 30-50 分钟的制作时间。包括后来做运营,也依赖了大量 Python 工具辅助,webhook、Notion API 等等。

插件类拓展

一款优秀的工具,都少不了插件系统。
分享一些我常用的,减少我的切换频率,需求增加时,可适当用插件满足,也是一个不错的功能。

  • Package Control:插件辅助
  • A file icon:给你的文件加图标,颜值即生产力
  • Markdown editing:辅助 md 格式的显示
  • Terminus:把系统的终端集成到软件中,常用于 Hexo 博客系统的维护
  • SFTP:用于访问 VPS
  • colorPick:颜色拾取器,纯粹只是不想再额外找软件
  • insert num:插入数字,多行光标时自动序列化

Sublime 本身也有很多关于 markdown 的插件,但没必要,不如 Typora 或者 Ob。我的 Hexo 博客用 VSCode 搭建,但日常维护我直接用 Sublime,方便快捷。

All-in-One 收益

对于需要涉及代码又需要写文案的人来说,它的 All-in-One 收益是非常高。如果很多时候并不需要编写代码,那没必要去学习,或者只是当成 txt 阅读器替代即可。看到过有人建议学 Python,它能优化你的工作。但相比学习成本,如果不感兴趣,则不建议。效率低就低一点。学习一门语言本身就不容易,后续的维护和开发过程中的问题查找,会消耗非常大的精力。

上手难度:⭐⭐

软件本身不难,难的是 Python 以及正则表达式的学习,但简单的批量查找替换,基本上都很简单。

腾讯轻联和集简云

假如你所在的公司不关心内部流程的问题,软件跨度较大,流程繁琐,可以留意 Hiflow 腾讯轻联和集简云这两个低代码或零代码平台,让很多软件实现了互通,包括飞书、企微、金蝶云、Notion、抖音等非常多软件可自行研究。

腾讯轻联 Hiflow:

将日常的重复工作快速实现流程自动化,提高工作效率,事半功倍。拖拉拽的图形化流程编辑界面,轻松实现 SaaS、企业应用、数据&云服务之间的连接自动化,打造高效、稳定、安全的集成平台。

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集简云:

自动化业务流程可节省企业数万小时的人工成本无需代码开发,简单快捷,人人可用,自动化连接企业内部与外部数据,搭建企业的自动化业务流程。

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它们都是国内版的 Zapier,一开始想过用 Sublime 写 Python 来打造 Notion API 之类的功能,了解到这些自动化工具之后,果断放弃了自己写的想法,大多还是考虑到维护太累。

加入云端工具之前

免费版的差异是 Hiflow 限制软件,集简云使用次数特别少。我两个都在用,大部分在集简云上,因为没有软件的限制,而 webhook 在 Hiflow 上属于付费功能。

我用它们搭建了一套基于 Webhook 的通知系统,团队也好个人也好,都能定时收到推送,也可通过 MacroDroid、Trello 主动推送,用 Python 更新服务器的数据库时会发出通知,同时数据备份到 Notion。

加入云端工具之后
  • 主动通知:MacroDroid(Webhook 功能),Trello(Automation Button)
  • 接收通知:Android(饭碗警告)、iOS(Bark)、飞书(机器人)
  • 集简云:集中处理,方便修改。更新数据到 VPS 后,集简云自动备份到 Notion。

很多公司的流程跨软件多,利用云端工具打通是个不错的高效选择。

All-in-One 收益

不用购买服务器,不用自己去维护,如果有你需要的功能,它对效率的提升非常大。

上手难度:⭐⭐

学会了 MacroDroid 之后,再看这个,显得非常简单,它们的设计逻辑是类似的。一开始我是将手机上的 MacroDroid 当服务器来用,毕竟它也是 24 小时开机在跑,不过出于规范化,后来取消了,能移到云端工具就移上去。

总结

All-in-One 类都有一个共同的特点,就是有插件系统,覆盖面广,很多日常的需求都覆盖到,同时还能接入其他软件工具,从而简化流程。在实践过程中,我发现 All-in-One 软件工具之间实现互通,形成闭环,创造更多的价值,同时也让事情变得更简单。无论 Obsidian、MacroDroid、SublimeText、腾讯轻联和集简云,它们创造出来的东西,最后的汇总到 Obsidian 中展示回顾复盘等,All-in-One。

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