Sicurezza e sostenibilità sono due concetti chiave in Kyocera Document Solutions, il noto marchio giapponese fondato da Kazuo Inamori la cui filosofia si può riassumere nell’espressione “Fare ciò che è giusto come essere umano”. Un’idea forte da cui discende la pratica della sicurezza informatica come forma di tutela delle aziende, e quindi delle persone, nonché della sostenibilità vista in senso ampio.

Non a caso, quando oggi si parla di parametri ESG (Environmental, Social, Governance) ci si riferisce non soltanto all’ambiente, ma anche all’impatto sociale e ai criteri equi di governance che le organizzazioni devono adottare.

Per discutere di entrambi questi aspetti abbiamo interpellato Mirko Marotta, Solutions Specialist di Kyocera Document Solutions Italia, e Andrea Contarini, Marketing Director della medesima società.

“Qual è il valore più importante per un’azienda? Quello di garantire la continuità di servizio o, più macroscopicamente, la continuità del business nei confronti dei propri clienti e fornitori – esordisce Marotta -. Se partiamo da questo presupposto, la cosa più importante è mantenere la sicurezza sui dati, un requisito che viene richiesto da tutti gli stakeholder. Ecco perché oggi un vendor, un cliente o un fornitore che non sono in grado di garantire dei livelli molto alti di sicurezza informatica verranno screditati dal mercato. Ed ecco perché l’investimento sulla sicurezza informatica deve andare di pari passo con l’investimento sullo sviluppo delle applicazioni”.

I principi della cyber security nella gestione documentale

Se il “valore” si collega al perimetro esteso in cui opera Kyocera Document Solutions Italia, dal printing ai software DMS (Document Management System) ed ECM (Enterprise Content Management), la sua traduzione è presto detta.

“Le tecnologie su cui operiamo nella gestione del documento, sia esso cartaceo o digitale, devono garantire la sicurezza dell’informazione – spiega infatti Marotta -, soprattutto in seguito all’introduzione di normative sempre più stringenti, GDPR in primis, sulla salvaguardia del dato. È chiaro che bisogna garantire una totale sicurezza sull’infrastruttura che viene offerta al cliente. Questo significa quindi che, in un’ottica di proposizione di una soluzione software documentale che progettualmente entrerà a far parte dell’ecosistema tecnologico del cliente, non è sufficiente fornire una soluzione che risponda alle esigenze del business, ma bisogna certamente porre molta attenzione ai requisiti di sicurezza che sono imprescindibili, oggi ancor più di ieri”.

È un binomio necessario che presuppone l’utilizzo di un’infrastruttura documentale resiliente, allineata con gli ultimi trend tecnologici, affinché venga garantita all’azienda l’efficienza dei processi e livelli di servizio adeguati. “Volendo declinare la cybersecurity nella gestione documentale – continua Marotta -, è bene ricordare che oggi non può limitarsi alla messa in sicurezza del dato. Una soluzione deve garantire l’accessibilità e la tracciabilità delle operazioni”.

Questa caratteristica, fra l’altro, è fondamentale anche in termini di audit, poiché tutela l’azienda nel poter risalire e accertare puntualmente gli accessi su un documento (o un’informazione), nel merito dei tre aspetti fondamentali: quando, chi e ha cosa ha fatto.

A tal fine, le soluzioni SaaS proposte da Kyocera Document Solutions Italia, sono gestite attraverso player di mercato, quali Amazon e Google, in grado di offrire servizi di “IaaS” (Infrastructure as a Service) riconosciuti non solo per i più alti standard di sicurezza e cifratura dei dati che applicano e garantiscono alle aziende che decidono di investire con le proprie soluzioni nelle loro infrastrutture, ma, soprattutto, per la capacità di evolversi velocemente in concomitanza del continuo evolversi delle minacce informatiche.

Questo approccio scelto fa sì che lo stesso brand nipponico, introduca e mantenga con i suoi continui sviluppi di soluzione in cloud, meccanismi di salvaguardia per l’accesso degli utenti (ad esempio come l’accesso MFA – Multi Factor Authentication) così come per i dati e i contenuti gestiti al loro interno.

Monitorare device e processi per essere sostenibili

La sostenibilità è un pilastro altrettanto importante di Kyocera Document Solutions, che si lega al tema della sicurezza, e non solo, in virtù di un approccio che mira a tenere sotto controllo sia i dispositivi multifunzione sia i processi documentali. Per comprenderlo, basti pensare a uno dei più recenti progetti che vede la collaborazione di Kyocera Document Solutions Italia con PrintReleaf.

“Insieme a questa società americana – dice Andrea Contarini – abbiamo predisposto un tool all’interno delle nostre apparecchiature, collegate tramite API alla piattaforma, che serve a monitorare il sistema multifunzione sia dal punto di vista dei volumi di stampa che per quanto riguarda l’assistenza pro-attiva (aggiornamento firmware, sostituzione cartucce ecc.). PrintReleaf, inoltre, prevede un meccanismo di compensazione con la piantumazione di un numero di alberi corrispondenti alla carta consumata. Siamo i primi in Europa ad aver inaugurato questa sperimentazione che puntiamo ad allargare a tutto il vecchio continente”.

Va detto che attualmente le circa 40 mila stampanti del brand presenti sul suolo italiano generano in media 100 milioni di stampe al mese. Il che apre le porte a spazi enormi di ottimizzazione e di risparmio.

Oltre a determinare una sorta di primo presidio di sicurezza, poiché consente di identificare immediatamente quantità di stampe anomale rispetto agli standard che possono essere causate da un malware.

Come certificare i consumi per il bilancio di sostenibilità

Un servizio del genere si presta a rispondere anche alle esigenze di reporting e certificazione connesse alla Rendicontazione della Sostenibilità Aziendale (CSRD), cioè il cosiddetto Bilancio di sostenibilità.

La misura, introdotta nel 2021 dalla Commissione europea, da qui al 2026 diventerà obbligatoria per una platea sempre più ampia di aziende. “In futuro, ci si aspetta che il Bilancio di sostenibilità diventi un prerequisito ad esempio per partecipare a gare indette dalla Pubblica Amministrazione, ma non solo. La normativa non fa altro che regolamentare una tendenza sempre più forte verso il green inteso come minori consumi elettrici e di acqua, riduzione dei rifiuti ecc.”.

Su questo fronte da tempo la società è impegnata a vari livelli: a monte ad esempio con l’impiego di sistemi di energia solare sui tetti delle sue fabbriche, a valle mediante l’adozione di buone prassi come la certificazione ISO 14001:2015 o la gestione del packaging in base al Decreto n. 116/2020 ai fini di una corretta differenziazione dei rifiuti di imballaggio.

Tra le altre iniziative in materia, Kyocera Document Solutions Italia aderisce al Consorzio Erion Professional che è dedicato esclusivamente alla gestione dei RAEE professionali.

“I nostri partner possono richiedere un servizio di raccolta delle fotocopiatrici esauste – conclude Andrea Contarini – tramite il Consorzio che adotta un sistema di economia circolare, riciclando quella parte di materiale che può essere reimmesso sul mercato. Con il Gruppo Sapi invece recuperiamo i toner esausti per rigenerarli e dargli nuova vita, mentre ci affidiamo a Zero Zero Toner per lo smaltimento delle cartucce che vengono ritirate per poi essere distrutte”.

Contributo editoriale sviluppato in collaborazione con Kyocera Document Solutions Italia

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